Du Học Nhật Bản 2026: Hướng Dẫn Thủ Tục Cho Du Học Sinh Mới Cập Nhật Mới Nhất

1. Tổng Quan: Những Việc Cần Làm Ngay Khi Đến Nhật 2026

Ngay sau khi hạ cánh và rời sân bay, bạn sẽ bắt đầu một hành trình mới tại Nhật Bản. Tuy nhiên, trước khi hòa mình vào môi trường học tập và sinh sống, bạn cần hoàn thành nhanh các thủ tục hành chính bắt buộc để đảm bảo quyền lợi hợp pháp và cuộc sống ổn định.

Năm 2026, các thủ tục này gồm:

• Đăng ký thẻ cư trú (Alien Registration Card hoặc Residence Card).
• Tham gia Bảo hiểm y tế quốc dân (National Health Insurance).
• Mở tài khoản ngân hàng.
• Liên hệ Đại sứ quán hoặc Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật.
• Kết nối với cộng đồng sinh viên Việt Nam.
• Đăng ký dịch vụ điện thoại và internet.

2. Đăng Ký Và Nhận Thẻ Cư Trú (Residence Card)

2.1. Thay đổi mới

Tất cả những người không mang quốc tịch Nhật sống ở Nhật đều phải đăng ký trong vòng 90 ngày kể từ khi đến Nhật Bản, và sẽ được cấp một “Thẻ đăng ký người nước ngoài” (Alien Registration Card – Gaikokujin Touroku Shoumeiso).

Tuy nhiên, từ năm 2012, Nhật Bản đã thay Alien Registration Card bằng Thẻ cư trú (在留カード – Zairyu Card). Đến năm 2026, tất cả du học sinh có thời gian lưu trú trên 3 tháng sẽ được cấp thẻ cư trú ngay tại cửa khẩu sân bay. Đây là giấy tờ tùy thân quan trọng, thay thế hộ chiếu trong hầu hết các giao dịch như mở tài khoản ngân hàng, ký hợp đồng thuê nhà, đăng ký điện thoại.

2.2. Lưu ý quan trọng

• Luôn mang thẻ cư trú theo người để xuất trình khi cần.
• Nếu thay đổi địa chỉ, bạn phải thông báo cho văn phòng hành chính địa phương trong vòng 14 ngày.
• Nếu mất thẻ, cần báo ngay cho cảnh sát và xin cấp lại.

Ví dụ thực tế: Một du học sinh để quên thẻ cư trú trong ký túc xá khi đi đến thành phố khác, kết quả không thể mở tài khoản ngân hàng và ký hợp đồng thuê nhà đúng hạn. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc giữ thẻ bên mình.
Khi bạn hoàn thành khóa học trở về nước, bạn phải trả lại thẻ này cho nhân viên làm thủ tục xuất nhập cảnh tại sân bay. Tuy nhiên, nếu bạn ra khỏi Nhật với giấy phép tái nhập cảnh, bạn cần mang theo thẻ này khi rời Nhật Bản.

2.3. Thủ tục đăng ký cư trú tại địa phương

Mặc dù du học sinh năm 2026 sẽ được cấp Thẻ cư trú ngay tại sân bay, bạn vẫn cần đăng ký địa chỉ cư trú tại văn phòng hành chính địa phương trong vòng 14 ngày kể từ khi chuyển đến nơi ở. Đây là bước bắt buộc để cập nhật thông tin vào hệ thống quản lý dân cư của Nhật Bản.

Quy trình thực hiện:

1. Đến trực tiếp văn phòng hành chính quận/thành phố (City Hall hoặc Ward Office) nơi bạn ở.
2. Mang theo các giấy tờ:
   • Thẻ cư trú (được cấp tại sân bay)
   • Hộ chiếu
   • Mẫu đơn đăng ký địa chỉ cư trú (điền tại quầy)
3. Một số địa phương yêu cầu ảnh thẻ 4,5cm × 3,5cm mới chụp trong 6 tháng, đặc biệt nếu cần cấp lại thẻ cư trú.
4. Ký tên hoặc đăng ký con dấu cá nhân (inkan) nếu bạn đã có. 

Trường hợp cần giấy tạm thời:
Nếu bạn cần làm các thủ tục khác gấp như mở tài khoản ngân hàng nhưng chưa có thẻ cư trú chính thức (trong trường hợp thẻ bị mất hoặc đang xin cấp lại), bạn có thể yêu cầu giấy chứng nhận cư trú tạm thời tại văn phòng hành chính. Giấy này thường được cấp trong 1 ngày và có giá trị pháp lý tương đương để dùng cho các giao dịch.

Khi cần cấp lại hoặc chỉnh sửa thông tin trên thẻ cư trú:

• Thay đổi địa chỉ, quốc tịch, tên, tư cách hoặc thời hạn cư trú → phải báo trong 14 ngày.
• Bị mất thẻ → báo cảnh sát và đến văn phòng quản lý xuất nhập cảnh để xin cấp lại.

Ví dụ thực tế: Nhiều bạn quên báo thay đổi địa chỉ trong vòng 14 ngày khi chuyển chỗ ở, dẫn đến bị phạt hành chính. Vì vậy, hãy luôn làm thủ tục cập nhật thông tin ngay khi thay đổi.

3. Tham Gia Bảo Hiểm Y Tế Quốc Dân (National Health Insurance)

3.1. Vì sao bắt buộc

Chi phí y tế ở Nhật rất cao: chữa một chiếc răng sâu có thể tốn vài chục nghìn yên, còn điều trị viêm ruột thừa có thể vượt 400.000 yên. Vì vậy, mọi du học sinh học từ 1 năm trở lên bắt buộc tham gia Kokumin Kenko Hoken.

3.2. Quyền lợi

• Chỉ trả 30% chi phí điều trị.
• Nhiều địa phương hỗ trợ giảm 60% – 70% phí bảo hiểm cho du học sinh.
• Một số tổ chức hỗ trợ quốc tế hoàn lại thêm 80% phần đã trả, thực tế chỉ tốn khoảng 6% chi phí khám chữa bệnh.

3.3. Thủ tục

• Đăng ký tại phòng Bảo hiểm y tế quốc dân thuộc văn phòng quận/thành phố nơi cư trú.
• Thực hiện cùng lúc với thủ tục đăng ký cư trú để tiết kiệm thời gian.
• Mang theo thẻ cư trú, hộ chiếu và con dấu (nếu có).

4. Mở Tài Khoản Ngân Hàng

Ở Nhật, hầu hết mọi giao dịch tiền bạc đều thông qua tài khoản cá nhân (nhận học bổng, chuyển nộp học phí, gửi-nhận tiền, mua-bán…). Vì vậy việc quan trọng tiếp theo là bạn phải mở một tài khoản ở ngân hàng (bank account – ginko koza).

4.1 Chọn ngân hàng

Thường có chi nhánh của nhiều ngân hàng hoạt động ở địa phương bạn ở, bạn có thể tùy chọn một trong số đó để mở tài khoản. Tuy nhiên, tốt nhất, bạn nên tham khảo ý kiến các sinh viên đi trước hay nhân viên tư vấn ở trường để lựa chọn ngân hàng thích hợp.

4.2 Thủ tục mở tài khoản

Bạn chỉ có thể mở tài khoản khi đã có địa chỉ cư trú ổn định. Trực tiếp đến tại quầy giao dịch của ngân hàng để làm những thủ tục khai và nộp đơn xin mở tài khoản.

• Xuất trình hộ chiếu, thẻ đăng ký người nước ngoài (có thể nộp giấy chứng nhận tạm thời nếu chưa có thẻ đăng ký).
• Đăng ký chữ ký (hoặc con dấu cá nhân nếu bạn có).
• Nộp một khoản tiền đặt cọc vào tài khoản (ví dụ 100 yên).

Bạn sẽ nhận được ngay sổ tài khoản (bank-book) và một thẻ rút tiền (cash card, ATM card) sau chừng một tuần. Thẻ rút tiền cho phép bạn thực hiện các giao dịch rút tiền, nạp tiền, chuyển tiền, kiểm tra tình hình tài khoản… rất thuận tiện. Một số ngân hàng hiện nay cung cấp dịch vụ ngân hàng qua mạng. Bạn có thể đăng ký sử dụng dịch vụ này.

5. Liên hệ với Đại sứ quán

5.1. Tại sao cần liên hệ ngay sau khi đến Nhật

Trong suốt thời gian du học, sẽ có những trường hợp bạn cần làm thủ tục hoặc nhận hỗ trợ từ Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka – đây là những cơ quan đại diện chính thức của Nhà nước Việt Nam, có nhiệm vụ bảo vệ quyền lợi của công dân Việt Nam ở nước ngoài.
Liên hệ sớm giúp bạn được hỗ trợ nhanh chóng khi xảy ra các tình huống khẩn cấp như mất hộ chiếu, hết hạn visa, hoặc cần xác nhận giấy tờ.

5.2. Thủ tục khai báo thông tin cá nhân

Trong vòng 1 tuần sau khi đến Nhật, bạn nên gửi các giấy tờ sau:

• Quyết định cử đi học nước ngoài (nếu có, do cơ quan chủ quản cấp).
• Thông tin cá nhân: trường học, thời gian học, địa chỉ cư trú, số điện thoại, email liên lạc.
• Báo cáo sơ bộ theo mẫu quy định (áp dụng cho lưu học sinh theo diện ngân sách Nhà nước).

5.3. Các trường hợp cần liên hệ Đại sứ quán

• Hộ chiếu hết hạn, bị mất, rách nát hoặc hết trang.
• Thay đổi tình trạng hôn nhân (đăng ký kết hôn).
• Gia hạn thời gian học hoặc nghiên cứu tại Nhật.
• Các vấn đề pháp lý hoặc khẩn cấp khác.

Ví dụ thực tế: Có du học sinh bị mất hộ chiếu tại ga tàu, nhờ đã đăng ký thông tin từ đầu nên Đại sứ quán hỗ trợ cấp lại giấy tờ nhanh chóng, giúp bạn kịp tham dự kỳ thi quan trọng.

6. Kết Nối Với Cộng Đồng Sinh Viên Việt Nam Tại Nhật

Ngay khi ổn định chỗ ở, bạn nên tìm cách liên hệ với cộng đồng sinh viên Việt Nam để nhận sự hỗ trợ ban đầu. Điều này giúp bạn hòa nhập nhanh hơn, biết cách làm các thủ tục và tìm kiếm thông tin việc làm thêm. Cách kết nối như sau:

• Tìm sinh viên Việt Nam đang học tại cùng trường hoặc địa phương.
• Nếu không tìm được, hãy tham gia Hội Thanh niên Sinh viên Việt Nam tại Nhật Bản (VYSA) qua website www.vysa.jp.
• Sau khi đăng ký thành viên VYSA, bạn có thể đặt câu hỏi trên diễn đàn, gửi email cho các thành viên hoặc tham gia sự kiện offline.
• Ngoài việc chia sẻ kinh nghiệm, bạn còn có cơ hội tham gia các hoạt động giao lưu văn hóa, thể thao và học thuật.

7. Đăng Ký Dịch Vụ Điện Thoại Và Internet

7.1. Điện thoại di động

Điện thoại di động tại Nhật cực kỳ phổ biến, và năm 2026 các nhà mạng như AU, SoftBank, Docomo vẫn duy trì chính sách giảm 50% phí thuê bao cho sinh viên.
Bạn có thể đăng ký ngay khi có thẻ cư trú và thẻ sinh viên. Nếu cần liên lạc ngay, bạn có thể mua SIM trả trước hoặc dùng điện thoại công cộng với thẻ gọi quốc tế.

7.2. Điện thoại cố định

Hiện nay ít sinh viên dùng điện thoại cố định do điện thoại di động và dịch vụ internet đã đáp ứng đủ nhu cầu. Tuy nhiên, nếu thuê nhà có đường dây điện thoại sẵn, bạn có thể mua lại hợp đồng từ người thuê trước (giá khoảng 30.000 yên, rẻ hơn so với đăng ký mới qua NTT là 72.000 yên).

7.3. Internet

• Tại trường: Hầu hết các trường đều cung cấp internet miễn phí 24/24.
• Tại nhà: Bạn có thể chọn ADSL, cáp quang hoặc 5G home internet.
• Một số gói internet đi kèm dịch vụ Internet Phone với cước rẻ hơn gọi điện thông thường.
• Lưu ý: Để lắp đặt internet tại nhà, thường bạn cần có thuê bao điện thoại cố định, trừ khi dùng gói 5G không dây.

Ví dụ, một số sinh viên chọn 5G home internet vì không cần chờ lắp dây, tốc độ vẫn đủ để học online và xem video HD.

8. Kết luận

Nếu bạn đang tìm kiếm một lộ trình học tiếng Nhật bài bản, được hướng dẫn bởi giảng viên giàu kinh nghiệm và muốn nhận học bổng du học Nhật Bản 2026.

Hãy liên hệ ngay với Rikkei Academy để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ toàn diện từ khâu học tiếng đến chuẩn bị hồ sơ.